活動事例

ココトモでは朝礼を通じて今日の予定を確認します。
当日の活動や役割分担、送迎の確認を行います。

「業務日報」で前日の出来事や共有事項、連絡事項などを確認
必要な情報の共有がしやすいので伝え忘れがなくなり業務も行いやすくなりました。
児童情報から紐づいて共有事項や議事録などが登録できるので、見たい情報がすぐに探せるようになりました。

「今日の利用者」で通所予定の児童情報を確認
プロフィールが顔写真付きなので、新しく増えた児童の顔と名前が早く覚えられるようになりました。
児童プロフィールで［症状・得意なこと・好きなこと］が確認できるので支援の際に助かってます。

「今日の送迎」で送迎スタッフが当日の送迎予定児童のお迎え場所、時間の確認
送迎スタッフの名前や乗車する車で検索がかけられるので確認しやすく、送迎漏れがなくなり助かっています。

連絡帳・保護者向け案内の準備
空いた時間に下書きとしてサービス提供記録や活動記録の入力をします。
後で書こうと思って書き忘れてしまうこともなくなったので、充実したサービス提供記録や活動記録が書けるようになりました。

「モニタリングが必要な利用者」を開き、モニタリング日が決まっていない児童の実施日を決める
個別支援計画を作成すると、モニタリングの期間が近づいてきた子の人数が表示され、
名簿を見ながら期間も確認できるので計画的に個別支援計画を作成できるようになりました。

送迎
送迎担当職員が、送迎表をもとに児童とお迎え場所、時間を確認して送迎に向かいます。お迎え場所に到着後、「お迎えボタン」を押して送迎の記録を行っています。
ボタンを押すだけで送迎時間が記録されるので、あとで運行記録表に記入する必要がなく、保護者の方にも自分の子供にいつお迎えが来たのかメールで通知されるので、安心感を提供できるようになりました。

入室の記録
児童が教室設置タブレットの「入室ボタン」を押すと、入室が記録されると同時に保護者へメール通知されます。
ボタンを押すだけで自動的に入室時間が記録されるので、入室時間の一覧表を作成する必要もなく、入室した実績が自動的に請求データにも反映されるので請求業務の簡素化にも繋がっています。

サービス提供記録（連絡帳）で児童の様子を記録
コメントだけではなく写真も添付できるので、お子様の様子や施設内の雰囲気が伝わりやすく保護者様の安心感につながっています。
また、保護者の方はスマートフォンでもサービス提供記録を見ることができるので、今日中に伝えたいことがあるときにサービス提供時間内に慌てて記録する必要がなく、質の高いサービス提供記録の作成ができ、保護者様にもお喜びいただいています。

個別支援計画
「個別支援計画」を作成し、設定した目標に対して「サービス提供記録」で日々の振り返りを行います。
個別支援計画で立てた具体的な達成目標がサービス提供記録に反映され、その目標に対しての達成度やコメントが記録できるので、日々適切な振り返りをすることができています。

サービス提供記録（連絡帳）
帰りの会担当とサービス提供記録（連絡帳）担当をスタッフで役割分担して対応します。
帰りの会が始まると、記録も作成し始めます。
帰りの会で発表できた内容も写真を含めてお伝えするため、帰りの会の様子を見ながら記録するように心がけています。
途中まで記録した内容を一時保存でき、送迎に行かないスタッフに残りの記録をお願いできるので助かります。

「今日の利用者」の退室ボタンを押して退室時間を記録
出るときに押すという習慣は記録忘れ防止にもなり、便利です。
希望する保護者には、ＨＵＧから自動で送られる退室メールを送信し、今から施設を出発することをお伝えしています。

「今日の送迎」でご自宅についたタイミングで「到着」ボタンを押し退室時間を記録
送迎記録にも時間が入るので、施設に戻ってから運行記録表を転記して仕上げる必要がなくなりました。
施設に残っているスタッフは、どの児童まで送迎できてるのかすぐに確認でき、問い合わせ対応もスムーズになりました。

サービス提供記録実績報告書
保護者からサービス提供記録（連絡帳）に確認のサインをいただきます。
HUGがデジタルサイン対応になり、保護者様にはスマートフォンからマイページにログインしてサインをお願いしてます。
慌てて実績記録表をバインダーに挟んだり、間違えたり、印鑑忘ちゃった～ということもなくなりスムーズな送迎に繋がっています。

業務日報
その日の活動内容や目標、利用者の活動の様子などを記載します。
活動目標や日直の児童はあらかじめ決まっているので、空いた時間を活用して入力し、作成の準備をしておきます。そして送迎時に残るスタッフが、その日の様子や対応内容を追加入力し、HUG内に保存します。
業務日報で請求関連情報に洩れがあるとエラーが出るので、管理者や請求担当者は業務終了前に確認するようにしています。
請求期間になってからのまとめた確認だと、ミスが多く大変でしたが、今はその日のうちに修正ができるので、請求期間でも負担が増えることなく運営できています。

活動記録やお知らせを保護者に配信
日々の活動の様子を記録として残します。
活動記録は振り返りとしての活用や保護者様への情報共有が可能になり、保護者様の安心感や満足度も高まりました。
「お知らせ」や、保護者さま全体に向けた一日の活動の様子をお写真やpdf付きで配信可能なので保護者様も簡単に見ていただいています。

退勤時間の記録
退勤時は、HUGの「今日の出勤者」ボタンを押します。
HUGは自動で日報に出退勤の情報が入り、勤務形態一覧表にも勤務時間が入るうえ、加算要件のチェックもできているので安心です。
EXCELで入力していたころは、同じ情報を何度も入力している気分で、ついうっかりと忘れたなんてこともありましたが、勝手に書類が出来上がっていく感覚で、今は本当に便利で安心しています。