導入事例

ーーーHUGを導入しようと思った経緯を教えてください。
もともと放課後等デイサービスの開所に向けてインターネットで情報収集する中で、『はぐめいと』の記事をよく拝見していたことから、HUGの存在は知っていました。
開業の相談をしていたコンサルの方からもHUGの評判を伺っていたこともあり、システムの良さについても理解していました。
ですが、当初はHUGだけでなく他社のシステムも検討していまして。そちらのシステムも機能やコスト面は十分魅力的でしたが、ただ保護者様と連携を図るための機能が欠けていたのです。
私自身が利用者様や保護者様について、どのような人で、どういう背景があるのか、というのを出来るかぎり知りたかったので、コミュニケーション手段を重要視していました。
連携を図る代替ツールとしてLINEを利用することも検討しましたが、最終的にはすべてをワンストップで提供しているHUGに決めました。
 

ーーー実際に利用してみて良かった点はどこですか？​
先ほどのコミュニケーション機能もそうですし、勤怠管理やシフトも組めるところ、請求業務にも繋がっていて、売上予測まで出るところも気に入っています。
日々の活動内容をきちんとHUG上に載せておけば、「しっかりとした内容の活動を行っているな」ということが伝わりますし、保護者様の満足度も高まると思います。また、そのお知らせを見て「このイベントが空いていたら参加したいです」と言ってくださる利用者様や保護者様もたくさんいらっしゃるので、営業ツールとしても非常に使い勝手が良いです。

それに、きちんと保護者様との連携を図っていれば、おのずと従業員間での共有も図れます。
1日が終わって子ども達の様子をサービス提供記録に残しておくことで、お母さん達だけでなく従業員も「その日どういう事があったのか？」が一目で分かり、ミーティングができなくてもしっかりと共有できる点が助かっています。

ーーーシステムを効果的に活用されていますね。​
当日にイベント内容を変更した際に、すぐに保護者様へお知らせできるのも便利です。
「本日は鬼のお面を作る予定でしたが、子ども達から公園に行きたい！と強い要望があったため、急きょ公園での活動に変更しました。」
こうした変更理由をお母さん達に説明するにも、わざわざ書面を作成して配布するのはどうしても手間がかかり、伝わるまでのタイムラグもありますが、HUG上で行えばスタッフの手間もかからず、保護者様のお迎え前でもスピーディーに伝わります。
保護者様が施設の様子を1から10まで把握することはなかなか難しいですが、なるべくそれを伝えられるよう、安心感を持ってもらえるよう配慮することを大切に考えています。

ーーー保護者様のHUGへの反応はいかがですか？
情報をタイムリーに共有できたり、マイページでやり取りしたりする機能が本当に貴重で、保護者様からも大変好評いただいています。
なぜなら、お母さん達からマイページに「実はこのような出来事があったのですが、子どもとどのように接したらいいでしょうか？」といった相談を持ち掛けられる機会が割と多くあるからです。
そうやってご相談をいただくことでお子さんの様子を知ることができますし、保護者様との円滑なコミュニケーションにも繋がっています。
それだけでなく、ご相談内容に対する返信メッセージを従業員が見ることによって、「こういう時はこうやって考えるのか」「このように接すると良いのか」ということが分かるため、スタッフにとっての勉強の場にもなっています。

ーーー今後、HUGに対してご要望があればお願いします。
放課後等デイサービスで働くスタッフにはパートの方も多くいらっしゃると思うので、時給換算で計算出来るような機能があると便利かなと思います。
また、保護者様とやり取りをする中で、誰かがメッセージを開いて既読をつけてしまうと、管理者がそのメッセージに気付きにくい、あるいは検索しないとそのメッセージを見つけられません。
保護者様が既読になっているのを見て「既読なのに返信がこない」とヤキモキさせてしまわないように、なにか対応してもらえるとより便利になるのではないか、と思います。
ログインユーザーごとに未読と既読が付く仕様になるとか、誰かが既読にしてもまた未読に戻せる機能などがあると嬉しいですね。
とはいえ、今でも十分に活用させていただいておりますので、今後ともよろしくお願いします。