導入事例

ーーーHUGを導入したきっかけを教えてください。
数社のシステムを比較した結果、職員同士でHUGが一番良いと意見が一致したことでした。
その中でも決め手となったのは、サービス提供記録で連絡帳の作成業務が簡便化できることと、売上概算が自動で分かる、ということです。

月初や月の途中でも売上の概算が出たり、利用率や出席率などがパーセンテージで表示される機能は本当にありがたいです。3か月平均の利用者率なども分かりますよね。

これまでは『1人あたりの概算×人数』という風に自分で計算していましたが、途中で計算ミスがあったり、急に欠席が出ると計算が狂ったりして本当に大変だったので、今は非常に助かっています。
 

ーーーサービス提供記録を活用されていて、保護者様の反応はいかがですか？
保護者様には好評で、「丁寧にありがとうございます」という言葉を頂戴しています。
やはり文章だけの記録よりも写真が付いていることで様子がリアルに伝わり、保護者様の安心感につながっているのではないでしょうか。

以前のNPO法人では、毎日撮影したものを自分たちでコピープリントして連絡帳を作成し、現状HUGで利用しているサービス提供記録のような形式を手作業で行っていました。

でもHUGを導入してからは、写真を撮ってアップすれば一括で連絡帳が作成できるようになり、職員は大喜びしています。

作業が簡略化してコストも削減できたので、「HUGを入れて良かった！」という声が職員たちからも挙がっています。

ーーー他にもよく利用している機能はありますか？
情報共有のための業務日報やシフト作成機能なども活用しています。
連絡帳には書かないことも、業務日報に記録しておけば職員同士が見れますし、連絡帳の職員共有欄も積極的に活用しています。

共有欄には保護者様が連絡帳に書いてくださった内容を記入したり、学校の先生とお話した内容を記入したりしていて、あとから見返せるところがすごく便利です。

あと、職員用のシフト作成機能も使っていますが、当施設は職員が4名しかおらずギリギリの人員で運営しているので、人員配置の管理はけっこう大変なんです。

人員がギリギリだと、1人でも辞めてしまったら開所できなくなってしまいますので、職員のモチベーションを保つことも重要だと感じています。

ーーーHUGを導入して効率化されたとのことですが、残業時間などは減りましたか？
今の施設はギリギリの人員でやっているので純粋な比較はしづらいですが、業務自体は非常に楽になりました。
紙ベースの連絡帳も、以前は子どもたちが帰る前に作ってプリントアウトして、ということが必要でしたが、HUGならその必要がなく、業務が削減されたことで残業はほとんどしていません。

送迎に行っている間に施設に残っている職員が連絡帳を作成したり、送迎している車の中で添乗員がスマホやipadを使って写真だけアップしておいたりと、みんなで手分けしながら作成しています。

ーーー最後に今後の目標を教えてください。
近い将来に開設する2施設目は、重心のお子様に特化したものを作りたいと考えています。
現在の体制上は、重心のお子様と児童発達支援のお子様がひとつの施設で一緒に過ごしていますが、次に施設を作るときは重心のお子様に特化した施設にしようと思っています。

私が「そうしたい！」という意思を職員に伝えたところ、みんなも賛成してくれました。

半年ほど経てば今の運営体制もより強固なものになってくると思うので、その際はもう少し広い場所で重心のお子様専用の施設を実現することが、今の私たちの目標です。