導入事例

理由は大きく3つあります。
まず、児童発達支援に特化しており、確実な「導入実績」があること。
アナログな現場にデジタルを導入する際、職員の心理的ハードルを下げるには「多くの施設で使われている」という実績が不可欠でした。

2つ目は、月末月初の「実績記録」の業務が確実に楽になること。
センター用に独自に高額なカスタマイズを施す必要があるシステムを導入するよりも、既存のパッケージでありながら、我々が一番課題に感じていた請求周りの効率化が確実にできるものを求めていました。

そして3つ目が、「費用対効果」です。組織の性質上、「すでに保育園側で別のICTシステムを使っているなら、それを使えばいいのではないか」という意見が出ます。
しかし、保育園用システムと福祉現場用システムでは、求められる機能（特に国保連への請求機能など）が全く異なります。
HUGは、福祉特有の専門機能を網羅していながら、一般的な保育園用システムと同等の機能を月額料金で導入できるという明確な強みがありました。

それらの条件を照らし合わせた結果、HUGの導入を決めました。

国保連請求の業務が格段に楽になりました。
もし今、HUGがなくなって昔のアナログなやり方に戻ると言われたら、職員全員が絶望すると思います（笑）。

それほど圧倒的な効果が出ています。以前は請求担当者が児童発達支援・訪問支援あわせて毎月１００人程度の利用者の実費徴収を含む対応に二十数時間作業をしていたのですが、導入後は、すべての作業をひっくるめても約4分の1にまで削減されました。

当センターの場合、規模が大きい分、付随する計算が非常に複雑でした。
例えば訪問支援であれば、無償化対象外の児童の実費負担分の請求書を個別に作成する必要があります。

また、週5日通園の場合は給食を提供しているため、日々の実績記録を基に給食費を算出し、それも合算して請求を出さなければなりません。これまではすべて手作業による付加業務だったため、膨大な時間がかかっていました。

HUGを導入してからは、各クラスの担任が日々確実に実績記録を入力し、保護者様から電子サインをいただく運用に変わりました。
私の方でも入力を間違えないための明確なルールとマニュアルを作り、全員が同じレベルで日々入力できるようにしたことで、月末に起きていた「入力ミスの修正作業」が激減しました。

チェックする側としても、以前のように紙の実績記録をすべて回収して、担任と突き合わせる必要がなくなり、画面上でいつでも好きなタイミングで確認できるようになりました。
人とのやり取りや確認の手間が格段に減り、本来の事務作業に専念できるようになったのです。

さらに、以前は実績記録をすべてPDF化して保存する作業も手作業で行っていましたが、それらも一括で電子管理できるようになったため、明らかに作業時間が短縮されました。

紙の配布物が一気に減ったことも大きなメリットです。
毎月のお便りや献立表、随時発行されるお手紙などの配布物を、すべてHUGの配信に切り替えられたことです。
これまでは、決裁がおりてから印刷し、折って、判子を押し、クリアケースに入れるという一連の作業がありましたが、これがほぼゼロになりました。紙の使用枚数も大幅に削減されています。

また、昨年度からは活動写真の配信も開始しました。
 保護者様からも「連絡帳の文字だけでは分からなかったセンターでの雰囲気が、タイムリーに写真で確認できてとても安心する」と大変好評をいただいています。

保護者様への周知は、2月に行う契約説明会のタイミングをフルに活用しました。
それぞれのIDとパスワードを記載した書面をあらかじめ封筒に入れてお渡しし、「その場で今すぐログインしてください」とお願いしたのです。

新年度が始まる前の最初の段階で、「当センターは、実績記録も計画書も、すべてHUGというシステムで運用する」という意識付けを最初に徹底しました。
訪問支援の契約時も、その場で登録とログインまでを確認し、「2週間以内にテストメールを送るので必ず見てくださいね」とお伝えしています。

最初にしっかりと意識付けを行ったことが、結果としてトラブルのないスムーズな移行につながったと感じています。現在では約40名の職員がHUGを活用し、日々の業務や保護者様への発信に利用しています。