児童発達支援・放課後等デイサービス・保育所等訪問支援向け施設運営システム

それぞれの窓口からお気軽にどうぞ

052-265-8915 受付時間:9:00~18:00(土日休み)

お客様の声

  1. ホーム
  2. お客様の声 一覧
  3. 初めは予約のシステム化が目的でしたが、今となってはすべての機能が手放せません。

初めは予約のシステム化が目的でしたが、今となってはすべての機能が手放せません。

特定非営利活動法人くるくる 管理部 管理担当マネージャー 稲垣見芳様

  • HUG
  • 放課後等デイサービス
  • 児童発達支援
  • モニタリング
  • 個別支援計画
  • 処遇改善
放課後等デイサービスj-くる まなくる ふぃっとくる様

特定非営利活動法人くるくる様
施設数:5施設
支援内容:就労準備、運動療育、日常生活訓練、学習支援

ーーーHUG導入のきっかけを教えてください。
業務改善の最優先事項として、予約システムを取り入れて効率化を図ることを検討していました。
これまでは保護者様にFAXで予約していただき、そこから締日までの分を確認して人数を振り分けるという作業を行っていました。
ですがその方法だと、定員をオーバーしてしまった際に漏れてしまった方へキャンセルのお願いをしたり、後からパソコンに結果をデータとして残したりと、各拠点のスタッフに発生する作業量が多く、負担が過重になっていたのです。

予約管理をシステム化して保護者様に直接ネットで予約やキャンセルをしてもらえば、手作業の業務を減らせるのではないか?少しでも今の業務を何とか改善できないか?と考えていたことが、HUGを検討するきっかけになりました。

 

ーーー実際に導入してみていかがでしたか?
予約管理がネット上で行えて、結果もデータとして蓄積されていくので、手入力の作業がかなり改善されました。
もともと何年か前に1度だけ見学に行かせてもらい、HUGシステムを拝見させてもらったことがありましたが、そのときはまだウチが取り入れている顧客システムとうまく連携することができなかったんです。

ですが今回あらためて説明を伺ったら、そこの問題点がクリアできただけでなく多機能に進化していて「この価格で使えるなんてすごすぎる!」と驚きました。
当時お話を聞いたスタッフも「HUGは昔とだいぶ変わったね」と。
「予約システムをどうにかしなくちゃ!」ということばかり考えていたのですが、HUGを導入すればさまざまな業務が完結できるのではないかと思い、「これはもう導入するしかない」と決めました。

早く就労移行支援などでも使えるようになってくれると嬉しいです。

 

  • サービス提供記録
    写真付きで児童一人ひとりの様子を
    保護者様に伝えることができます。
  • HUGでの請求業務
    日々の入力を行うだけで、
    国保連の請求業務に必要な情報を
    作成できます。
  • 業務日報
    出席表や送迎の記録から
    自動で情報を反映した
    業務日報を作成します。

ーーー具体的にはどのような作業が改善されましたか?
これまでは手作業で書類を作成していたため、月末にダブルチェックしなければならない書類が山積みでした。
利用者様の予約が確定したら、あらかじめ現場でデータをもとにサービス提供記録を作成し、その都度印鑑をもらって管理していて、利用料や実費の材料費などが発生した分は後からまとめて修正を行っていました。
それを月末に管理部へ持ってきてくれるので、私たちがダブルチェックをして最後に送信するという流れです。

現場ごとにダブルチェックしなければいけない項目が多いうえに、放課後等デイサービスだけでも3施設あるので、それはもう膨大かつ大変な作業でした。
今は現場のスタッフがHUGへ入力をしてくれたものを管理部がHUG上でチェックを行うので、印刷した紙を直接こちらへ持ってくることも無くなりましたし、ダブルチェックの作業も楽になりました。

 

ーーー他にも導入してよかったと感じる部分はありますか?
利用者様の受給者証といった個人情報を一元管理できるところが気に入っています。
当施設には放課後等デイサービスが3施設あり、複数の施設を利用されている利用者様も多くいらっしゃいます。
これまではそれぞれの施設で情報を管理していたため、あまり共有が出来ていませんでした。

ですが、HUGを導入してからはすべての情報が統一され、一度リンクしておけばどの施設からでも見られるようになったので非常にありがたいです。
予約の人数調整もしやすくなったり、手作業だった業務が減らせて効率化したりと、現場のスタッフも喜んでいます。

 

ーーー最後にHUGへのご要望などありましたらお聞かせください。
当施設が担当制なので利用者様と支援員の紐づけができるようになればこれまで以上に便利になります。
今は、どの利用者様に対してどの支援員が付くのか、という情報を別で管理しているので、HUG内でグループ分けができる機能があれば嬉しいです。

また、保護者様と連絡を取る際にこちらからもアプローチできるようになるといいですね。
現状は保護者様側からの連絡がないとこちらからメールを送れない仕様なので、外部メールを利用しています。
手軽にメッセージを送れて、なおかつ受信を通知してくれる機能もあれば安心して利用できると思います。

あとは検索機能の簡略化や、予約確定後に空きが出た際の空カレンダーを利用した追加予約機能もあるといいな、と感じていて、その辺りがすべて改善されたらHUGは本当に最強ですね!

 

お客様紹介

特定非営利活動法人くるくる様
会社名 特定非営利活動法人くるくる様
施設名 放課後等デイサービスj-くる まなくる ふぃっとくる
施設数 5施設
URL https://kurux2.org/
所在地 〒448-0843
愛知県刈谷市新栄町7-73 フラワービル
支援内容 就労準備、運動療育、日常生活訓練、学習支援

お客様の声 一覧

申し込み無料HUGの導入をご検討中のお客様は
こちらにお申込ください!

このページの上部へ